Rekisteriseloste
REKISTERISELOSTE HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYTOIMISTA
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Savonlinnan Shikata ry
Y-tunnus: 0569880-7
Osoite: Karjalantie 9, 57200 Savonlinna
2. Yhteyshenkilö tätä rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Matti Korhonen
Sähköposti: shikata.savonlinna(at)gmail.com
3. Rekisterin nimi
Savonlinnan Shikara ry:n Suomisport-palvelun henkilörekisteri.
4. Rekisterin kuvaus ja kerättävät tiedot
SPORTTITILILTÄ KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Savonlinnan Shikata ry. saa käyttöönsä Suomisportin Sporttitileille kerätyt henkilötiedot, kun rekisteröitynyt asioi palvelussa.
Sporttitilin tiedot ovat:
nimi
Sportti-ID
kansalaisuus
puhelinnumero
sähköpostiosoite
postiosoite
Jos rekisteröityjä hoitaa asioita huollettavansa puolesta, kerää Suomisport-palvelu huollettavan vastaavat tiedot organisaation käytettäväksi.
Jokainen rekisteröitynyt sitoutuu yleisiin Suomisportin tietosuojakäytäntöihin Sporttitilin luodessaan. Seloste on nähtävillä
Suomisportin nettisivuilla:
https://info.suomisport.fi/tietosuojaseloste/
SUOMEN JUDOLIITON JA SAVONLINNAN SHIKATA RY:N TOIMESTA KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Tämä tietosuojaseloste koskee Suomen judoliiton ja Savonlinnan Shikata ry:n käsittelemiä tietoja Suomisportissa. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten organisaatiomme käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden Suomisportin Sporttitilien henkilötietoja (kuvattu yllä) ja muita palvelun käytön yhteydessä annettavia tietoja.
Savonlinnan Shikata ja Suomen judoliitto keräävät seuran jäseniltä myös seuraavat tiedot:
syntymäaika
vyökoesuoritukset
koulutuksiin osallistuminen
jäsenluokka ja liittymispäivämäärä
jäsenmaksutiedot
kuvauslupa
Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan jäsenyyden hallintaan liittyvissä tarkoituksissa. Ikään, vyökoesuoritteisiin ja koulutuksiin liittyvien tietojen kerääminen on välttämätöntä Suomen judoliiton graduointisääntöjen noudattamisen varmistamiseksi.
Yksittäisten tapahtumien osalta kerätään tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot, joihin kuuluu:
ruoka-aineallergiat
majoitustieto Shikatan järjestämän majoituksen osalta
vaatekoko
Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan tapahtuman järjestämiseen liittyvissä tarkoituksissa. Vaatekoko voidaan kysyä vapaaehtoisena tietona seuravaatteiden tai harjoitusasujen tilaamista varten.
5. Henkilötietojen käsittely ja käyttö
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
Kerättävät tiedot näkyvät Suomisport-palvelussa organisaation pääkäyttäjän antamien käyttöoikeuksien mukaisesti Suomisportin selain- ja mobiilisovellusversioissa. Henkilötietoja organisaatiossamme käsittelevät ne vain henkilöt, joilla on toiminnan järjestämisen kannalta välttämätöntä päästä käsittelemään henkilötietoja. Henkilötietoja käsittelevät mm. toiminnanjohtaja, valmennuksesta, koulutuksesta ja muusta toiminnasta vastaavat henkilöt. Ryhmien toiminnoissa henkilötietoja käsittelevät ryhmän vastuuvetäjät tai tapahtumien järjestäjät.
TIETOJEN KÄYTÖN OIKEUSPERUSTE JA TIETOJEN VÄLITTYMINEN
Suomisportin kautta kerättäviä tietoja käytetään organisaation toiminnan järjestämiseen. Tietojen keruu ja käsittely perustuu oikeutettuun etuun, jotta organisaatiomme voi järjestää toimintaansa. Jäsentietojen osalta henkilötietojen käsittely ja keruu perustuu yhdistyslakiin.
Organisaatiomme käyttää henkilötietoja urheilu- ja muun toiminnan järjestämiseen, maksuliikenteeseen, viestintään, jäsenhallintaan ja ryhmien, tapahtumien sekä joukkueiden organisointiin.
Ilmoittautumisen yhteydessä saatetaan kysyä tapahtumaan liittyviä rekisteröityneen henkilön allergia-, vaatekoko-, majoitus- tai muita tietoja. Nämä tiedot välitetään esimerkiksi leiri-, koulutus- tai ravintolatoimintaa järjestäville tahoille.
7. Tietojen suojauksen periaatteet
Savonlinnan Shikata ry on sitoutunut käsittelemään henkilötietoja henkilötietosuojaa koskevan sääntelyn mukaisesti (gdpr).
Savonlinnan Shikata on sopinut Suomisportin henkilötietojen käytöstä tietojenkäsittelysopimuksella.
Suomen Olympiakomitea ry:llä, joka omistaa ja vastaa Suomisport-palvelusta, on toimitussopimus palvelun teknisen toimittajan kanssa, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusetoja (kohta 8) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK – yleisehtoja. Tekninen toimittaja täyttää ISO-9001 ja ISO-27001 standardit.
8. Henkilötietojen säilytysaika, tarkistaminen ja muokkaaminen
Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee aina itse omat ja huollettaviensa tiedot kuten henkilö-, ilmoittautumis- ja maksutietonsa omalta Sporttitililtä ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun oikeutettuun etuun perustuva henkilötietojen käyttötarkoitus on olemassa, jonka jälkeen henkilötiedot voidaan poistaa. Jäsentietojen osalta henkilötietojen käsittely ja keruu perustuu yhdistyslakiin.
9. Omien tietojen poistaminen
Rekisteröitynyt henkilö voi pyytää muiden, kun Sporttitilin tietojen poistoa tämän selosteen yhteyshenkilöltä. Jos rekisteröityneellä on kuitenkin avoimia maksuja tai muita tietoja, joita on välttämätöntä säilyttää, kaikkia tietoja ei voida poistaa. Sporttitilin poiston osalta henkilö on sitoutunut yleiseen Suomisportin tietosuojaselosteeseen ja sen määrittelyyn Sporttitilin tietojen poistosta: https://info.suomisport.fi/tietosuojaseloste/ Näissä tapauksissa, rekisteröitynyt henkilö voi olla yhteydessä Suomisportin asiakaspalveluun: suomisport@olympiakomitea.fi
10. Sporttili: Suomen Olympiakomitea ry tietojen käsittelijänä ja rekisterinpitäjänä Suomisportissa
Alla on kuvattu Sporttitilin henkilötietojen yleiset käyttöperiaatteet, joihin palveluun rekisteröityneet käyttäjät hyväksyvät luodessaan oman tilinsä Suomisporttiin. Seloste on kokonaisuudessaan luettavissa: https://info.suomisport.fi/tietosuojaseloste/
Suomisport on Suomen Olympiakomitean ja suomalaisen urheiluyhteisön yhteinen palvelu, johon yksityishenkilö luo itselleen oman asiointitilin, Sporttitilin. Sporttitilejä voi henkilöllä olla vain yksi. Henkilötunnus toimii tiliä luodessa henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen Sportti-ID:n.
Henkilötunnuksen kerääminen yksilöintiä varten on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista. Sporttitilin luonnin yhteydessä kysyttävää henkilötunnusta ei välitetä tai käsitellä Suomisport- palvelussa. Suomisport-palvelun henkilötietojen käsittelijät eivät näe, eivätkä käsittele rekisteröityjen henkilötunnuksia. Henkilötunnus näkyy tarvittaessa vain Suomisport-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.
Suomisport-palvelu ei siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Säilytys ja käsittely EU:n tai ETA:n alueella. Sporttitiliä käyttämällä rekisteröity voi hankkia eri organisaatioilta palvelussa tarjolla olevia erilaisia liikunta- ja urheilupalveluja kuten kilpailulisenssejä, pelipasseja, vakuutuksia, urheiluseurojen jäsenyyksiä, tuotteita ja palveluja sekä ilmoittautua erilaisiin tapahtumiin, ryhmiin ja joukkueisiin. Sporttitilin avulla henkilö voi hallinnoida omia ja huollettaviensa asioita. Rekisteröitynyt henkilö näkee aina Sporttitililtään omat ja huollettaviensa tiedot. Jokainen käyttäjä sitoutuu tiliä luodessaan Suomisportin omiin tietosuojakäytäntöihin.
Suomen Olympiakomitea toimii rekisterinpitäjä Sporttitilien tietojen osalta ja seura/lajiliitto oman käyttönsä osalta.
Sporttitilin henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden palveluntarjoajien (lajiliitto, seura, muu organisaatio) henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joille on myönnetty palvelun organisaation käyttöoikeus.
Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen.
Jokainen henkilötietojen käsittelijä organisaatiossa on sitoutettu käyttöehdoin Suomisportin käyttöön ja tietosuojaan.
Suomisport-palvelu voi käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä itse Suomisportissa tarjolla olevista liikunnallista elintapaa edistävistä asioista, tavaroista tai palveluista.
Sporttitilin henkilötietoja ja Suomisport-palvelun asiointitietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin.